Как привести дела в порядок?

С понятием «Тайм-менеджмент» сегодня знаком практически каждый. Приложения на смартфонах, планировщики на компьютерах, бумажные записные книжки – все это помогает нам не упускать из вида важные задачи и планы. Но что делать когда дел накопилась просто уйма и 24 часов в сутки катастрофически не хватает?

Сегодня мы поговорим о книге, которая помогает правильно расставить приоритеты и дарит практические инструменты по планированию своего времени «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» автора Дэвида Аллена.

Самая важная мысль в книге о том, что главное — умение расслабляться, ведь от этого зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясным, а мысли — упорядочены.

Одной из наиболее интересных методов является техника естественного планирования. Она включает в себя пять основных этапов:

1. Цель: нужно просто спросить «Зачем?». Ответ на этот вопрос очень важен, он помогает правильно расставить акценты, распределить ресурсы, расширяет круг возможных вариантов.
2. Принципы: что для вас первоочередно? Легко проверить себя закончив предложение "Я предоставлю людям полную свободу действий в этом вопросе, если они - останутся в рамках бюджета/ клиент будет доволен/ будут эффективно работать в команде/ создадут положительный образ компании/ и т.д.". Какие принципы определяют границы вашей работы?
3. Видение/результат: про визуализацию сказано не раз, но это работает! Нужно быть уверенным в том, чего вы хотите достичь. Нужно сформировать в голове четкую картину успеха: представить, как он будет выглядеть, "звучать", какие ощущения вызовет.
4. Конкретизация результатов. Чтобы знать, что именно нужно делать, нужно знать что именно вы хотите получить в конце. Одно из самых важных свойств, которое нужно постоянно развивать — это способность формировать четкую картину конечных результатов. Как будет выглядеть реализованный проект? Что должен почувствовать клиент после презентации? Какого служебного положения вы хотите достичь через три года?
5. Мозговой штурм. После того как вы четко определились и знаете каких точных результатов хотите достичь, приходит очередь вопроса "как?". В первую очередь нужны идеи, и как можно больше! Но помните о ключевых принципах мозгового штурма: Не судите, не оспаривайте, не оценивайте и не критикуйте. Думайте о количестве, а не о качестве. Отодвиньте анализ и организацию на второй план. Уже после записи всех (!) возможных вариантов стоит приступить к упорядочиванию идей и вопросам организации.



Все методы в книге нацелены на достижение двух важных целей:

• Объединить абсолютно все задачи (срочные/бессрочные, важные/ объёмные/мелкие) в логически упорядоченную и надежную систему.
• Приучить себя принимать решения по всем сведениям с которыми вы сталкиваетесь в жизни, всегда иметь план дальнейших действий.

Интересна мысль о том, что именно на решение определенной задачи автор отводит всего 2 минуты. Если времени требуется больше задачу стоит раздробить/поручить кому-либо/отложить.



Практически каждый день встречаются проблемы и важно грамотно их решать, чтобы не возникало ощущения снежного кома. И тут тоже есть свои правила:

Во-первых, если что-то занимает ваши мысли, то ваше сознание не свободно. Все незавершенные дела следует объединить в четкую систему к которой придется регулярно возвращаться, чтобы упорядочить ее содержимое.

Во-вторых, вы должны четко понимать, в чем состоит задача и решить, что нужно предпринять (если имеет смысл что-то предпринимать), чтобы ее выполнить.
В-третьих, как только вы определили, какие действия нужно предпринять, вам следует объединить четыре критерия – контекст, запас времени, запас энергии и приоритетность.

В книге содержится еще много полезной информации, которая может помочь упорядочить свои рабочие и личные дела. Она — итог более чем двадцатилетней работы, посвященной исследованию индивидуальной продуктивности.

Если хотите изучить ее более подробно, приобрести книгу можно на сайте издательства "МИФ".

Изображение: Фотобанк Лори